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カイワレの大冒険 Third

技術的なことや他愛もないことをたまに書いてます

勉強会開催のお手伝いをした際に、確認した事項と足りなかった事項

しばらく経ってしまいましたが、6/15にMonitoring Casual Talk #1が開かれました。その際、会場を提供する側を初めてやってみたので、その振り返りをば。

事前準備

今回、社内のセミナールームを使って、会場開放という形にしたわけですが、そんなこと一切やったことがなく、大体のイメージで以下のような点を事前に確認・行動しました。また、そういった確認は、一緒にお手伝いする人とともに行ったり、メールであればCcしたり、共有できるスペースがあればそこに記し、共有漏れがないようにするのがよいでしょう。

  • 会場の確保
  • 回線の確保
  • 会場の下見
  • 機材の動作確認

会場確保に至ってはイベントで集まるより少し多めの人数を収容できる会場を押さえるのが無難でしょう。そして、イベントの前に同じ部屋を予約し、下見を行います。

その際、

  • プロジェクターなどの機材や問題なく使えるか
  • 機器の操作は難しくないか
  • 椅子・テーブルは必要分あるか

など本番と同環境のテストをしてみるのがよいかと思います。このとき、Macの出力を確認してなかったのですが、可能な限り実機によるテストをしたほうがよいかと。

次に、会場で用いる無線LAN・機材に関して担当されてる方に連絡をし、使用許可を得るのがよいでしょう。その際、以下のような確認があったほうがよいかと思います。

  • どれくらいの人数が無線LANを利用できるか
  • 万が一当日問題があった場合にどこに連絡すればよいか。(内線だけでなく、外線も。当日連絡できる人の連絡先を。)

これぐらい準備しておけば、最低限カバーできる気がします。ustとかがない場合は混線とかも意識しなくていいでしょうし。

当日準備

事前準備も済んだので、あとは当日です。当日は、

  • 会場の30分前には着くように。(平日だと厳しい場合もありますが、極力早く)
  • 機材がちゃんと動くことを確認(プロジェクター・マイク等)
  • 受付のスペース確保
  • 到着した人が迷わないようにハッシュタグをつけて、集合場所を分かりやすくつぶやく
  • 誰が来たかチェックしておく

このあたりをやって、あとは流れに任せてスタートするのがよいかもしれません。

なんだかんだ言って

社会に出てから運営とかそういうのはほとんどやってなかった上、準備不足だった点もあり、以下のような点は次お手伝いするときは改めたいなと思いました。

  • 会場への道筋が分かりづらい。張り紙とか、写真とか用意しておくべきだった。
  • 確認が足りない。たとえば電源が足りず、タップとか用意しておけばよかった。
  • 銅鑼忘れた。
  • 懇親会での文房具。封筒もらえたけど、手ぶらでお金の管理するの大変なので、事前に持っておいたほうがよかった。ペンとかもあれば、名前の記入もできるし。

とはいいつつ、タイマーを即興で用意してくれたり、ハッシュタグをチェックして誰が来たか定期的に確認してくれる人がいたり、色々な方が支えてくれるのだなぁと痛感した日でもありました。最低限のチェックはチェックリストとかを使い、あとは周りに支えられてがんばるというのが素敵な関係なのかもしれません。

終わりに

簡単な振りかえりで申し訳ないのですが、社内にセミナールームを持ってるなら、どんどん活用して、会場提供を手伝うというのは進んでやったほうがいいのかなと思います。その勉強会にも気兼ねなく参加できますし、また違った視点で勉強会を見ることもできます。「気軽に申し込んでいた勉強会も多くの人の支えによる運営が影で存在している」ということも微々たるものかもしれませんが、触れることができるかもしれません。

ひとまず振り返り記事を書いてなかったので、自分なりに書いてみました。

参加者の方のまとめはもう色々書かれてますので、そちらに任せます。